دفتر ریاست و دبیرخانه

دفتر ریاست و دبیرخانه

-    انجام امور اختصاصي حوزه رياست سازمان اعم از مكاتبات ، ابلاغ ارجاعات و دستورات رياست سازمان  به معاونين مشاورين مديران كل و ساير مسئولين سازمان و عند اللزوم پيگيري آنها تا حصول نتيجه .

-        رسيدگي به امور مراجعين حوزه رياست سازمان و راهنمائي آنان به واحدهاي ذيربط .

-    اخذ اطلاعات و سوابق مورد نظر رياست سازمان و معاونين سازمان از طريق ارتباط با كليه واحد هاي حوزه ستادي و يا ادارات كل ثبت استانها .

-        تنظيم كار تابل نامه هاي واصله عنوان رياست سازمان و دريافت و توزيع نامه هاي امضاءشده .

-        انجام امور مكاتبات و تحريرات مربوط به حوزه رياست و معاونين سازمان و نگهداري سوابق مكاتبات مذكور .

-        تايپ و ثبت و صدور نامه ها و ساير اسناد اداري كه با امضا رياست عالي سازمان و يا معاونين سازمان ارسال ميگردد.

-        ابلاغ مصوبات ، بخشنامه ها و دستورات صادره رياست و معاونين سازمان به واحدهاي تابعه در مركز و استانها .

-        مراقبت در حسن جريان امور دفتري حوزه رياست سازمان .

-    دريافت متمركز كليه نامه ها و محمولات اداري مربوط به سازمان و ثبت آنها در دفتر انديكس و توزيع بين واحدهاي مربوطه .

-        ارسال متمركز نامه ها و مراسلات واحدهاي حوزه مركزي سازمان.

-        اخذ يا مخابره تلفنگرام ها و فاكس هاي مربوط به حوزه رياست و معاونين سازمان .

-        انجام امور مربوط به رديابي و پيگيري نامه هاي وارده حسب دستور رياست و يا معاونين سازمان .

-        تنظيم برنامه كارنامه رسان هاي داخلي و خارجي سازمان و نظارت بر امر مراسلات پستي.

-    نگهداري سوابق حوزه رياست و معاونين سازمان با سيستم بايگاني صحيح وهماهنگي با عناصر دفتري واحدهاي مختلف سازمان در امور دفتري و بايگاني.

-    انجام كليه امور در مورد نامه هاي محرمانه مربوط به حوزه رياست و معاونين سازمان اعم از دريافت ثبت و صدور و بايگاني و سوابق آنها .

-    بررسي و ارزشيابي سوابق مكاتبات ، اسناد و مدارك و پرونده هائيكه به بايگاني راكد سازمان تحويل ميشود و طبقه بندي آنها از لحاظ اسناد قابل امحاء و قابل نگهداري و قابل ارسال به سازمان اسناد ملي ايران بر اساس بخشنامه ها و دستور العملهاي مربوط و با نظر واحدهاي ذيربط .

   -    فهرست برداري از كليه اسناد و مداركي كه به بايگاني راكد تحويل داده ميشوند و تهيه و تنظيم فرمهاي مربوط طبق دستور العملهاي صادره .

-    تهيه فهرستهاي و جداول زماني اسناد و سوابق قابل نگهداري وارسال آنها جهت طرح و تصويب در شوراي سازمان اسناد ملي ايران .

-    اقدام در تنظيم و بسته بندي و ارسال اسناد و مداركي كه بايستي به شوراي سازمان اسناد ملي ايران تحويل گردد و اعمال نظارتهاي لازم در اينمورد .

-    تهيه ليست پرونده ها و اوراق قابل امحاء با هماهنگي و نظر واحدهاي ذيربط و اخذ مجوز لازم از سازمان اسناد ملي ايران و اقدام در ام‍حاء اسناد و پرونده هاي مذكور و اعمال نظارتهاي لازم تا مرحله نهائي .

-        ارتباط مستمر با سازمان اسناد ملي ايران در جهت هماهنگ نمودن فعاليتهاي مربوط به امور اسناد .