دفتر تشكيلات و بهبود سيستمها و روشها

دفتر تشكيلات و بهبود سيستمها و روشها



الف
تشكيلات

-     فراهم آوردن موجبات برقراري نظام مطلوب در امر سازماندهي ، تعيين وظايف و مسئوليتها و بهبود سيستمها و روش هاي انجام كار در واحد هاي ستادي حوزه مركزي سازمان و ادارات و واحدهاي ثبتي در مناطق مختلف كشور در جهت تحقق اهداف و حسن اجراي وظايف محوله به سازمان.

-     مطالعه مداوم و مستمر در تشكيلات و وظايف و روش هاي انجام كار سازمان بمنظور تفكيك و تقسيم صحيح وظايف بين واحد هاي مختلف و جلوگيري از تداخل ، تعارض و يا تكرار وظايف و مسئوليتهاي سازماني در واحدهاي مذكور.

-     بررسي مستمردر وظايف و حجم كار و اهداف سازمان و عنداللزوم وظايف جديد واگذاري منبعث از قوانين و مقررات موضوعه و تامين و تدارك تشكيلات مناسب و لازم حسب مورد.

-     انجام بررسي هاي لازم در خصوص پيشنهادات واصله در زمينه اصلاحات در سازمان  و تشكيلات موجود اعم از انتقال وظايف هر يك از واحد به واحد ديگر ، حذف ، ايجاد و يا ادغام  واحد هاي سازماني ، افزايش يا كاهش تعداد پستهاي سازماني ، تغيير عناوين و يا تغيير وضعيت پستها از ثابت به موقت و يا بالعكس با رعايت ضوابط و معيارها و دستورالعمل هاي صادره از سوي معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور و امكانات و سياستهاي استخدامي سازمان .

-     بررسي و اظهار نظر در مورد حذف و يا ايجاد واحدهاي ثبتي جديد و تقسيم واحدهاي ثبتي پركار و بسط و گسترش حوزه فعاليت و خدمات دستگاه در نقاط مختلف كشور با توجه به نيازمنديها و شرايط محلي و ارائه پيشنهادات لازم در قالب سياستهاي كلي سازمان.

-  تهيه شرح شغل و شرح وظايف پستهاي سازماني و عنداللزوم تجديد نظردر آنها با توجه به وظايف و تشكيلات مصوب.                                                                                                                                                                         

-         نظارت و مراقبت در جايگزيني و توزيع صحيح و مناسب نيروها در پستهاي سازماني مصوب.

-     انجام امور مربوط به طرح طبقه بندي مشاغل در سازمان و تجزيه وتحليل عوامل موثر در هريك از مشاغل بمنظور تعيين ويژگيهاي هر شغل و جاري نگهداشتن طرح طبقه بندي مشاغل و همچنين طرحهاي امتيازي و نيز تطبيق وضع مستخدمين با قانون نظام هماهنگ پرداخت و اجراي وظايف محوله به كميته استخدام سازمان ثبت حسب مورد و نظارت بر اجراي طرح كارانه و فوق العاده شغل كاركنان براساس مصوبات قانوني و برقراري هماهنگي هاي لازم در امر پرداختهاي استخدامي.

-     تامين و برقراري سيستم نظارتي مناسب بمنظور ارزيابي مداوم تشكيلات مصوب در حوزه ستادي و واحدهاي خارج از مركز بمنظور حصول اطمينان از كارائي تشكيلات مصوب و عنداللزوم انجام اصلاحات سازماني لازم.

-     ايجاد ارتباط با واحد ذيربط معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور بمنظور مبادله اطلاعات و استفاده از نتايج تحقيقات و پژوهشهاي انجام شده در زمينه نظام اداري كشور و انجام همكاريهاي لازم در زمينه هاي مورد نظر.

-    بررسي و انطباق محدوده حوزه هاي ثبتي با تقسيمات كشور و انجام امور مربوط به انتزاع و يا الحاق محدوده هاي ثبتي.

     ب- بهبود  روشها

 

-     انجام مطالعات مستمردر خصوص تحول در سيستمها و روش هاي انجام كار در سازمان و ارائه طرح ها و پيشنهادات مناسب در جهت اصلاح روشهاي موجود در راستاي ارتقاء سطح كارائي و دستيابي به نظام كارآمد اجرائي در سازمان.

-     بررسي و مطالعه نحوه گردش امور و روشهاي اجرائي در واحدهاي مختلف سازمان و تدوين روشهاي اختصاصي ، عمومي و مشترك واحدهاي مختلف در چهارچوب ضوابط و معيارها و دستورالعملهاي سازمان امور اداري و استخدامي كشور و همچنين تدوين سيستم عمليات ثبتي مناسب و جامع جهت ايجاد وحدت رويه در كليه واحد هاي ثبتي در شقوق مختلف و برقراري  هماهنگي هاي لازم در روش هاي اجرائي كار.

-         تامين و برقراري سيستم مناسب بمنظور نظارت بر اجراي روش هاي مصوب در واحد هاي مختلف سازمان و بررسي سيرجريان امور در حوزه مركزي و خارج  از مركز و عنداللزوم ارائه پيشنهادات اصلاحي در روشهاي مصوب و بهبود آن به منظور تسريع بيشتر در گردش امور و جلوگيري از اتلاف وقت مراجعين.

-     هماهنگي و همكاري با دفتر توسعه فناوری و اطلاعات در انجام مطالعات لازم بمنظور فراهم نمودن زمينه هاي مساعد جهت بكارگيري تكنولوژي پيشرفته و مكانيزه كردن سيستمهاي مورد عمل و استفاده از رایانه در ارائه خدمات سازمان و تامين تشكيلات مناسب و لازم و تدارك روشهاي مناسب اجرائي.

-     مطالعه و تهيه و تنظيم طرحهاي اجرائي مناسب بمنظور اجراي نظام استقرار در دستگاه و استفاده بهينه از جا و مكان و امكانات و تجهيزات اداري موجود و امور مربوط به تدارك محلهاي استقرار در جهت تسريع و تسهيل امور وايجاد فضاي اداري مطلوب براي كاركنان و مديران با همكاري واحد هاي ذيربط.

 -     مطالعه و بررسي لازم بمنظور استاندارد نمودن مشاغل تخصصي دستگاه و نيز استاندارد نمودن فرمها و نمونه هاي مكاتباتي و نامه هاي اداري ولازم و اظهار نظر تائيد و اصلاح فرمها ، نمونه دفاتر، اوراق ، مهرها ، تابلوها و مطبوعات چاپي دستكاه به منظور ايجاد هماهنگي و سرعت و صحت در انجام امور و احدهاي مختلف با رعايت ضوابط و دستورالعمل هاي معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور و مقررات ثبتي.

-     بررسي و انجام مطالعات لازم در مورد حدود و ميزان اختياراتي كه در اجراي اصل عدم تمركز اداري ميتوان به واحدهاي تابعه تفويض نمود و تهيه طرح هاي اجرائي در اينمورد.   

انجام ساير اموري كه از طرف دستگاه متبوع ارجاع ميشود-